Cómo cambiar de software en tu clínica de fisioterapia

Respuesta corta: cambiar de software en una clínica de fisioterapia sale bien si sigues cinco pasos: exporta pacientes, citas futuras y bonos vigentes; elige una semana tranquila; configura servicios, profesionales y horarios antes de importar; mantén el programa antiguo abierto unos días en paralelo; y avisa a los pacientes de cómo reservar a partir de ahora. Lo que no se puede perder son las citas futuras y los bonos a medio gastar.

Cuándo merece la pena cambiar

• Tu recepción pasa horas al teléfono porque los pacientes no pueden reservar solos.
• Llevas los bonos o los cobros en una herramienta aparte de la agenda.
• Tienes o vas a abrir otra sede y tu programa trata cada centro como una cuenta distinta (lo vemos en la gestión multicentro).
• Tu facturación no está preparada para VERIFACTU (obligatoria desde enero de 2027 para empresas y julio de 2027 para autónomos; Hacienda ha anunciado su aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de BOE).
• El precio sube cada vez que añades un fisioterapeuta.

Paso 1: qué exportar

Pide a tu proveedor actual una exportación (normalmente en Excel o CSV) de:

1. Pacientes: nombre, teléfono, email y notas.
2. Citas futuras: fecha, hora, profesional y servicio.
3. Bonos vigentes: de quién son y cuántas sesiones quedan.
4. Historial: si lo necesitas para el seguimiento, citas pasadas y notas de sesión.

No necesitas las facturas antiguas en el programa nuevo: guárdalas, porque tienes obligación de conservarlas, pero las nuevas empezarán en el sistema nuevo.

Paso 2: elige el momento

Evita el inicio de mes, cuando se renuevan bonos y mensualidades. Una semana de menos carga, a mitad de mes, es el mejor momento.

Paso 3: configura antes de importar

Profesionales, horarios, servicios con su duración y precio, y tipos de bono. Si importas pacientes sobre una configuración a medias, acabarás corrigiendo a mano.

Paso 4: unos días en paralelo

Durante unos días, mantén el programa antiguo abierto en modo consulta. Si falta algún dato, lo tienes a mano. Con una prueba gratuita puedes montar el nuevo sin pagar dos programas a la vez.

Paso 5: avisa a los pacientes

Un mensaje sencillo: “A partir de ahora puedes pedir y cambiar tu cita desde este enlace”.

Un caso real

Helpia Salud, clínica multidisciplinar de Murcia con dos sedes, trabajaba con TIMP. Al cambiar, trasladamos sus datos para que las dos sedes trabajaran sobre la misma base de pacientes. Hoy gestionan casi 10.000 citas al año en un único panel, con un 1,4 % de ausencias.

Lista de comprobación

En Sammy la migración es asistida y gratuita: importamos pacientes, bonos vigentes e historial y dejamos tu clínica operativa en menos de 48 horas. Más detalles en Sammy para clínicas de fisioterapia. Una vez dentro, lo primero que conviene revisar es la agenda de citas online y cómo reducir las ausencias.