Respuesta corta: en las clínicas de fisioterapia, osteopatía y estética que usan Sammy y pasan lista, la mediana de citas que acaban en ausencia sin aviso es del 1,9 %, con alguna clínica por debajo del 1 %. Se consigue con tres cosas: recordatorio automático antes de cada cita, una forma fácil de cancelar o cambiar la cita sin llamar, y registrar la asistencia para saber cuánto se pierde de verdad.
Cuánto faltan los pacientes de fisio
Según nuestro estudio de 120.000 reservas:
| Sesiones individuales (fisio, osteopatía, estética) | Clases grupales | |
|---|---|---|
| Ausencias sin avisar (mediana) | 1,9 % | 9,5 % |
| Rango entre centros | 0,8 % a 3,4 % | 1 % a 24 % |
La cita individual tiene algo que la clase no tiene: el paciente sabe que hay un profesional esperándole a él. Por eso falta mucho menos. Pero que la tasa sea baja no significa que sea barata: en una clínica con 1.000 citas al mes, un 3 % son 30 huecos perdidos, y un hueco de fisio no se puede revender diez minutos antes.
1. Recordatorio automático antes de cada cita
El olvido es una de las causas más habituales de una ausencia. Un recordatorio por WhatsApp el día antes ayuda mucho y, sobre todo, da al paciente la ocasión de avisar a tiempo si no puede venir.
La clave es que salga solo (y, si quieres que además responda dudas o cambios de cita, para eso está el asistente de IA de Sammy). En MB Grupo de fisioterapia, con dos centros en Murcia, salieron 7.379 recordatorios automáticos en 12 meses y su tasa de ausencias fue del 0,8 %. Si recepción tuviera que escribirlos a mano, no saldrían todos.
2. Que cancelar o cambiar la cita no requiera llamar
El paciente que no puede venir y no consigue hablar con la clínica es el que acaba no viniendo sin avisar. Si puede cambiar la cita desde el móvil, avisa. Y si avisa con tiempo, ese hueco se puede ofrecer a otro paciente.
Pon un plazo mínimo para cancelar (por ejemplo, 12 o 24 horas) y deja claro qué pasa con la sesión del bono si se cancela tarde. Las reglas que el paciente conoce de antemano generan menos conflictos que las que se aplican a posteriori.
3. Pasa lista
Sin registrar la asistencia no sabes si tu tasa es del 1 % o del 5 %. En nuestro estudio, no todas las clínicas pasaban lista en la mayoría de sus citas, y las que no lo hacían no podían saber cuánto perdían.
Registrar la asistencia también sirve para descontar la sesión del bono automáticamente y para detectar al paciente que falta de forma repetida.
4. Revisa tus horas valle
Las citas de fisio se concentran entre las 10 y las 13 h (39 %) y por la tarde (33 % entre las 16 y las 20 h). Si tus huecos perdidos están siempre en la misma franja, quizá el problema no sea el paciente, sino el horario: una franja que a nadie le viene bien acumula cancelaciones.
Resumen
| Acción | Para qué sirve |
|---|---|
| Recordatorio automático por WhatsApp | Evita el olvido y da ocasión de avisar |
| Cambio o cancelación desde el móvil | El paciente avisa en lugar de no venir |
| Plazo de cancelación claro | Menos huecos imposibles de recolocar |
| Pasar lista | Saber tu tasa real y descontar sesiones del bono |
Todo esto viene de serie en Sammy para clínicas de fisioterapia. Si vendes bonos, te interesa también cómo controlar los bonos de sesiones, y si todavía gestionas las citas por teléfono, empieza por la agenda de citas online.