Respuesta corta: una agenda de citas online para fisioterapia necesita cinco cosas: la agenda de cada fisioterapeuta con su horario, servicios con su duración (30, 45 o 60 minutos), citas recurrentes para tratamientos de varias semanas, reserva y cambio desde el móvil para el paciente, y recordatorios automáticos. Con eso, la mayor parte de las llamadas para pedir o mover cita desaparece.
Cuándo piden cita los pacientes de fisio
Antes de configurar nada, conviene saber cómo reservan. En las clínicas de fisioterapia, osteopatía y estética de nuestro estudio de 120.000 reservas:
- La cita se pide con una mediana de 5 días de antelación.
- El 14 % se pide con menos de 24 horas: el paciente que se ha hecho daño ayer.
- El 28 % se pide con una semana o más.
- Las citas se concentran entre las 10 y las 13 h (39 %) y por la tarde, entre las 16 y las 20 h (33 %).
- El viernes todavía tiene el 16 % de las citas; el fin de semana, apenas un 3 %.
Dos conclusiones: deja siempre algún hueco para urgencias del mismo día, y no te obsesiones con abrir sábados.
Cómo montar la agenda paso a paso
1. Una agenda por fisioterapeuta
Cada profesional con su horario, sus días y sus vacaciones. El paciente elige con quién quiere la cita o deja que el sistema le asigne el primero libre. Recepción ve todas las agendas a la vez.
2. Servicios con su duración
No es lo mismo una valoración inicial de 60 minutos que una sesión de seguimiento de 30. Crea cada servicio con su duración y su precio, y el sistema solo ofrece los huecos donde cabe.
3. Citas recurrentes
Un tratamiento de rodilla de 8 sesiones, martes y jueves, se programa una vez. En Helpia Salud, casi la mitad de sus 9.978 citas del último año se generaron así, sin que nadie las apuntara una a una.
4. Reserva y cambio desde el móvil
El paciente ve los huecos libres, pide cita y la cambia si no puede venir, sin llamar. Tiene que funcionar también para quien no quiere instalar nada: un enlace que se abre en el navegador. Más detalle en qué debe tener una app de reservas para centros de bienestar.
5. Recordatorio automático
Un WhatsApp antes de la cita. Es una de las medidas que más ayudan a reducir las ausencias, como explicamos en cómo reducir las ausencias en tu clínica.
Errores frecuentes
- Abrir todos los huecos online. Reserva algunos para urgencias o para pacientes en tratamiento.
- Una sola duración para todo. Acabas con huecos de 15 minutos que nadie puede usar.
- Agenda online, pero confirmaciones por teléfono. Si al final hay que llamar, el paciente seguirá llamando.
Teléfono frente a agenda online
| Por teléfono | Agenda online | |
|---|---|---|
| Pedir cita fuera de horario | No | Sí |
| Cambiar la cita | Llamar y esperar | Desde el móvil |
| Recordatorio | Si alguien lo envía | Automático |
| Tiempo de recepción | Alto | Mínimo |
En MB Grupo de fisioterapia lo resumen así: “Antes perdíamos horas al día gestionando reservas por teléfono. Ahora todo es automático”.
Si quieres ver cómo queda la agenda de una clínica real, aquí tienes Sammy para clínicas de fisioterapia. Y si además das clases, mira cómo combinar fisioterapia y Pilates en el mismo centro.